Utskriftsvennlig versjon

Interkommunalt samarbeid og kommunalt eigarskap

Interkommunalt samarbeid eller kommunesamannslutning vert stadig meir vanlig.

For lovpålagte oppgåver som inneber utøving av offentleg mynde, set lova visse krav til organisatoriske løysingar. Dette vert grunngjeve med at når kommunen opptrer som myndigheitsorgan, er det naudsynt å ivareta omsynet til innbyggjerane sin rettstryggleik, demokratisk kontroll på ein helt annan måte enn når kommunane driv forretningsdrift.

Riksarkivaren har fått utarbeidet ei rettleiing som vil kunne gi både administrasjonssjefar, arkivleiarar, ansvarlege for interkommunale samarbeidsordningar, arkivdepot og andre som har behov for oversikt over korleis dokumenthandtering og arkivhold bør vere i ein interkommunal samarbeidsordning. Då vil arkiva etter interkommunale samarbeidsordningar kunne ivareta både partar sitt innsynsbehov, kommunal sektor sitt administrative behov og forskningsmessige og kulturelle behov også etter at samarbeidsordninga er opphørt eller arkivet ikkje lenger er i aktiv bruk.

Sjå skriv frå riksarkivet: Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan

T.d. står det i innleiinga

"Mange interkommunale samarbeidsordninger eller virksomheter skaper offentlig arkiv, slik det er definert i arkivloven. Disse samarbeidsordningene plikter å ha arkiv, og de plikter å håndtere arkivet i tråd med arkivloven med forskrifter. Riksarkivarens erfaring er at dette ikke alltid blir håndtert tilfredsstillende. Ofte skyldes dette manglende kunnskap om hvordan man bør eller skal håndtere arkivplikten i interkommunale samarbeidsordninger. Særlig har det vært et problem at det ikke er nedfelt en slik plikt i selskapsavtaler eller andre styringsdokumenter, og at arkiv-ansvaret ikke har vært klart definert før kommunene går inn i slike samarbeidsordninger. Problemstillingene er knyttet både til arkivdanning, depotløsninger for eldre og avsluttede arkiver samt til løsninger for struktur, rutiner, ansvar mv i samarbeidsordningens sak- og arkivsystem. Dette har gitt grunn til bekymring for at rettighetsdokumentasjon, og andre dokumentasjons-behov, ikke blir ivaretatt godt nok i interkommunale samarbeidsordninger.

Denne veiledningen er resultatet av et samarbeid mellom Riksarkivaren, KS Bedrift og arkivfaglige miljøer i kommunesektoren. Riksarkivarens mål er at veiledningen skal gi alle som jobber med kommunale arkiver svar på viktige spørsmål når det gjelder arkiv og dokumentasjon i interkommunale samarbeidsordninger."

Tabell for interkommunale samarbeid

 

 

Stadfesting gitt av Statsarkivet i Trondheim om at kravet er å dokumentere i arkivplanen kven som har arkivansvaret, med kva heimel løysninga er oppretta og kva kommunar som deltek.

 

 

Sak

 

Namn på samarbeidet I fagområde

Samarbeidsform (§ 27 med og utan styre,   § 28 med og utan nemnd, IKS, SA, ,AS med   meir)

Kommunar som er med i samarbeidet

Arkiv- organisering

Ansvar

Er samarbeids-avtalenI vedtektene vedlagt?

Saksnr i arkivsystem

Merknader

Arbeidsgjevarkontroll   Sunnmøre

Avtalebasert

16 kommunar

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar): Ikkje beskreve i avtalen.

 

2. Depotløysing: Ikkje beskreve   i avtalen

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: 1 år oppseiingsfrist av avtalen

Vertskommune:   Ålesund

Ja

 

Saksnr: 2012/10

Organisert frå Nordre   Sunnmøre Kemnerkontor

Frå 01.08.2012. K-2/12,   14.02.12

Dragsundbygg   IKS

IKS

Har representantskap og   styre

Vanylven, Hareid, Herøy   og Sande

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar)

Det står ikkje noko om dette   i avtale eller vedtekter

2. Depotløysing

Det står ikkje noko om dette   i avtale eller vedtekter

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet

Sjå   avtalen § 13

Selskapet   er eige rettssubjekt

 

Kontorkommune:   Herøy

Ja.

 

 

Saksnr: 2007/931

 

 

Saksnr. 2013/245

Forvaltar næringsbygget   «Dragsundbygg IKS» for kommunane.

 

Ny selskapsavtale, K-53/07,   28.08.07.

 

 

Sande kommune har sagt opp   avtalen,

K-13/14, 25.03.2014

Driftsassistansen for vann   og avløp i  Møre og Romsdal

Vedtektsregulert   foreining/organisasjon.

Styre + årsmøte

Ale kommunane i Møre og Romsdal   minus Eide, i tillegg av RIR og 30 ass. medlemmar

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar)

 

2. Depotløysing

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: beskreve i § 4 i vedtektene.

 

 

Har som formål å drive   kompetanseheving gjennom opplæring, erfaringsutveksling og   erfaringsformidling. Gjennomfører kurs, driftsoperatørsamlingar og ulike   fellesprosjekt. Sekretariatet yter teknisk assistanse og kompetansestøtte ved   planlegging og utbygging av VA-anlegg. Organisert med styre m/4 medl +   årsmøte. Eige sekretariat på 1-2 årsverk.

Kun kommuner og kommunale eller interkommunale VAR-selskap kan være   medlemmer. Private vassverk, Mattilsynet etc. er assosierte medlemmer. 

Det står ikkje noko om arkivdanning i vedtektene

God Helse

Partnerskapsavtale

MR Fylkeskommune

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar): Ikkje beskreve i avtalen.

 

2. Depotløysing: ikkje beskreve   i avtalen

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: 6 mnd skriftleg varsel om oppseiing.

MR   Fylkeskommune forplikta til koordinerande ansvar og sekretariatsfunksjon

Ja.

 

Saksnr: 2012/565

 

 

Avtale for 2013-2016,   K-50/12, 18.09.12

IKA Møre og Romsdal IKS

IKS

Har representantskap og   styre

Alle kommunane i Møre og Romsdal

Beskriv:

1.   Arkivdanning (struktur  og rutinar)

Det står ikkje noko om dette   i avtale eller vedtekter

 

2. Depotløysing

Det står ikkje noko om dette   i avtale eller vedtekter

 

I § 15 står det om   personvern og bruk av forvaltningsloven og offentleglova

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet – sjå avtalen § 26

Selskapet   er eige rettssubjekt

 

Ja.

 

Saksnr: 2013/188

 

 

 

K-4/13, 12.02.13

Interkommunalt førebyggjande   arbeid

Avtalebasert

Hareid, Herøy, Ulstein,   Sande

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar): er ikkje beskreve i avtalen.

 

2. Depotløysing: er ikkje   beskreve i avtalen

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: Opseiingstid på 1 år

Samarbeidsorgan,   leiaransvar på omgong.

Ja.

 

Saksnr: 2010/790

 

K-92/11, 13.12.2011

Interkommunal   gjeldsrådgjeving

Avtalebasert

Hareid, Herøy, Sande, Ulstein og Vanylven

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur og   rutinar): Beskreve i Hareid kommune sin arkivplan

 

2. Depotløysing – IKA Møre og   Romsdal

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet – det står ikkje noko om dette i   vedtektene

Vertskommune

Hareid kommune

 

Ja/nei/har ikkje

 

Saksnr. 2007/1093

 

Vi har vedtak om dette   samarbeidet, men finn ikkje avtalen

 

 

Frå   01.01.2008, K-52/07, 28.08.07

Oppstart 2004.

Felles   gjeldsrådgjevingsteneste med utgangspunkt i 100 % felles stilling tilsett ved   NAV Hareid

 

IUA Sunnmøre

KL §27 styre og   representantskap

17 kommunar

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar): Er ikkje beskreve i vedtektene. Arkivplan for   Ålesund?

 

2. Depotløysing: Er ikkje beskreve   i vedtektene.

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: 6 mnd varsel ved oppseiing av   avtale.

Rettsleg ansvar har   samarbeids-kommunane i fellesskap.

 

Vertskommune: Ålesund

Ja.

 

Saksnr. 2007/779

Vert leia av Ålesund   Brannvesen

Jordmorteneste

KL § 28 b m/fagråd

Hareid, Ulstein, Herøy og   Sande

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar): ikkje beskreve i avtalen.

 

2. Depotløysing: ikkje beskreve   i avtalen.

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: 1 år oppseiingsfrist

Samarbeidande organ

 

Vertskommune:   Ulstein

 

 

Ja.

 

Saksnr. 2009/1089

 

 

 

Frå 01.01.10, K-77/09,   15.12.09

Krisesenter for Sunnmøre

Avtalebasert

17 kommunar

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar). Er ikkje beskreve. Arkivplan for Ålesund?

 

2. Depotløysing. Er ikkje beskreve.

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet. Er ikkje beskreve

Vertskommne: Ålesund

Ja

 

Saksnr. 2009/1000

 

 

Frå 1.1.2011. K-60/10,   14.12.10

Oppstart 2010

To tenestestadar i Ålesund

Gratis, døgnope tilbod for barn, kvinner og menn som er eller har   vært utsatt for vold.

Legevakt Søre Sunnmøre, natt

KL § 28 – 1b –   administrativt vertskommune-samarbeid

Ørsta, Volda, Ulstein,   Hareid, Herøy, Sande

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar): står ikkje beskreve i avtalen. Arkivplan for   Volda?

 

2. Depotløysing: står ikkje   beskreve i avtalen.

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: 1 års varsel, sjå avtalen pkt. 7.

Samarbeidande organ

 

Vertskommune:   Volda

 

 

Ja

 

Saksnr. 13/1216

 

 

 

Frå   01.01.13. K-41/13, 17.09.13

Det står ikkje noko om arkiv   i avtalen

Felles legevakt på natt kl. 22-08 lokalisert til Volda sjukehus

 

Legevakt

Avtalebasert

Herøy og Sande

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar): ikkje beskreve i avtalen. Arkivplan for Herøy?

 

2. Depotløysing: ikkje beskreve   i avtalen

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: oppseiing med 6 mnd varsel

 

 

Kontorkommune: Herøy

Ja

 

Saksnr

 

 

Frå 01.07.2006, K-27/06.   Revidert 1.1.07

Møre og Romsdal 110-sentral   KF

Kommunalt føretak m/eige   styre

Alle kommnar i fylket

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar): Arkivplan for Ålesund?

 

2. Depotløysing: Arkivplan for   Ålesund?

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet

Eigd av Ålesund

 

Oppstart 2003

Døgnbemanna alarmsentral for   brann. Dekker 36 kommuner og 80 brannstasjoner/depoter.

Føretaket er reint kommunalt   og er eigd av Ålesund kommune, men med et styre samansett av representantar   frå alle regionane i Møre og Romsdal. Det er regionsråda som innstiller   representantane til styret og det er bystyret i Ålesund som vedtar styret. 17   årsverk

 

PMTO

KL §28 1b Avtalebasert

Sande, Ulstein, Herøy,   Hareid

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar). Ikkje beskreve i avtalen. Arkivplan for   Ulstein?

 

2. Depotløysing: Arkivplan for   Ulstein

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: 1 års varsel om oppseiing

 

Vertskommune

Ulstein kommune

Ja.

 

Saksnr. 2012/816 og   2013/1322

 

 

Frå 01.01.2013. K-55/12,   23.10.2012

Samarbeid om   foreldreorientert intervensjonsprogram/metode til bruk i familiar med barn   mellom 3-12 år med åtferdsvanskar. Oppfølging knytta til barnevernet i   kommunane.

 

Politiråd/SLT-samarbeid

Avtalebasert

Sande,   Herøy, Hareid, Ulstein og Politiet

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar). Ikkje beskreve i avtalen. I Sande kommune er   dokumentasjon journalført i ePhorte i sentralarkivet.

 

2. Depotløysing: IKA MR

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: Ikkje beskreve i avtalen

Samarbeidsorgan

Ja.

 

Saksnr: 2010/790

 

 

Frå 01.01.2012. K-92/11,   13.12.2011

PPT for Sande og Vanylven

KL§ 28 b

Sande   og Vanylven

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar): Beskreve i Sande kommune sin arkivplan.

 

2. Depotløysing: IKA MR

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: Oppseiingstid 2 år.

Administrativt   samarbeidsorgan

 

Vertskommune: Sande

Ja.

 

Saksnr: 2011/180

 

 

Frå 2011. K-12/11,   22.03.2011

Samhandlingsreform Sunnmøre

 

Helse MR HF

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar)

 

2. Depotløysing

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet

Samarbeidande organ som eige juridisk organ

 

Vertskommune

 

Anna?

Ja

 

Saksnr. 2011/290

 

 

 

K-41/12, 19.06.2012.

Sjustjerna Helse og omsorg

Avtalebasert

Herøy, Ulstein, Hareid,   Sande, Ørsta, Volda, Vanylven

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar)

 

2. Depotløysing

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet

Leiaransvar på omgang

 

 

Sjustjerna Oppvekst

Avtalebasert

Herøy, Ulstein, Hareid,   Sande, Ørsta, Volda, Vanylven

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar)

 

2. Depotløysing

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet

Leiaransvar på omgang

 

 

Skogbrukstenester

Avtalebasert

Søre Sunnmøre   landbrukskontor

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar)

 

2. Depotløysing

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet

Vertskommune: Herøy

 

Sande kjøper   skogbrukstenester frå felles landbrukskontor for Herøy, Ulstein og Hareid

Støttesenter mot incest og   seksuelle overgrep Møre og Romsdal

Smiso MR

Stiftelse m/styre

Alle kommunar i fylket

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar): ikkje beskreve i avtalen. Arkivplan for Molde?

 

2. Depotløysing: ikkje beskreve   i avtalen.

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: Oppseiingstid 1 år.

 

Vertskommune: Molde

Ja.

 

Saksnr: 2010/134

 

 

Frå 01.01.2010. K-2/10,   18.02.2010

Sunnmøre   Regionråd IKS

KL § 27 IKS

Har representantskap og   styre

19 kommuner på Sunnmøre inkl. Vestnes og Sandøy i Romsdal

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar): er ikkje beskreve i avtalen

 

2. Depotløysing: er ikkje   beskreve i avtalen

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: §11 i selskapsavtalen

Selskapet er eige   rettssubjekt

 

Ligg i Ålesund.

Ja, ikkje underskrift

 

Saksnr. 2011/1085

 

 

 

 

Frå 01.01.2011. K-65/10,   14.12.2010

 

1992 oppstart, IKS og 13k   frå 1998, 19k frå 2011 (4 nye kommuner innmeldt frå 1.1.2011, Hareid,   Ulstein, Herøy og Sande.).

Regionrådsfunksjoner. SR har   som målsetting å bidra til en positiv utvikling i medlemskommunane og i   regionen samla. SRs viktigaste oppgåve er å skape arenaer for samhandling i   regionen, initiere og drive regionale utviklingsprosjekt og arbeide for regional   utvikling og regionale rammebetingelsar. Strategisk plan for 2012-2015   føreligg.

 

Rep.skap med 19 ordførarar,   styre med 5 ordførarar og 2 rådmenn, valt av rep.skapet. Administrasjon med   5,2 årsv, der 2 faste årsv og 3,2 årsv som prosjektstillingar for hhv. skule-   og barnehageutvikling, energieffektivisering, kompetanseløft barnevern (20%)   og lokalsamfunnsutvikling i kommunane (LUK

 

Sunnmøre Innkjøpssamarbeid

Avtalebasert

 

Avtale mellom Sande og   Ålesund kommune

 

Vertskommune: Ålesund

Ja

 

Saksnr 2014/441

Samarbeidsavtalen gjeld   01.12.14 – 31.12.17.

Vedteken av Sande   kommunestyre, sak K-51/14

Søre   Sunnmøre Reinhaldsverk IKS

KL § 27. IKS

Har representantskap og   styre

Ulstein, Herøy, Hareid og Sande

Beskriv:

1.   Arkivdanning (struktur  og rutinar)

 

2. Depotløysing

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet

Selskapet er eige   rettsubjekt

 

Kontorkommune:   Ulstein

 

Ja.

 

Saksnr. 2013/1616

 

 

Vedrørande arkiv – i § 19   står det at arkivarbeid og arkivhald skal vere i tråd med gjeldande lover og   reglar.

 

Frå 20.04.14. K-5/14,   12.02.14

SSIKT Driftssenter (IKT Søre Sunnmøre)

KL § 27 styre

KL § 28 1b

Ørsta, Volda, Vanylven,   Ulstein, Hareid, Herøy, Sande

Beskriv:

1. Arkivdanning   (struktur  og rutinar): Det vert arkivert etter gjeldande rutinar, sjå   Hareid kommune sine arkivplan.

 

2. Depotløysing: IKA Møre og   Romsdal

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: § 13 i vedtektene og avtalen pkt. 9.

Samarbeidande organ

 

Kontor-   og Vertskommune: Hareid

 

 

Ja, ikkje underskrift

 

Saksnr. 2013/494

 

 

 

Frå 2013. K-13/13,   02.04.2013

Oppstart 2009.

Felles økonomisystem frå   2009 (Agresso), deretter løpande vidareutvikling og etablering av felles   driftsavdeling frå 1.1.2014 med budsjett på 7,5 mill kr og 5,2 årsverk i   Hareid som vertskommune. Samarbeid med egne vedtekter. Vert leia av styre med   repr. frå adm. nivå i kvar kommune. Alle stillingar er samlokalisert i   Hareid.

 

Det står ikkje noko om   arkivdanning i avtale eller vedtekter

 

Søre   Sunnmøre Kommunerevisjon IKS

KL § 27. Har   representantskap og styre

Hareid,   Ulstein,Herøy, Sande,Vanylven,Volda,Ørsta

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar)

 

2. Depotløysing

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet

§ 16 i   selskapsavavtalen viser  til lov om   interkom.selskap

Selskapet er eige   rettsubjekt

 

Kontorkommune:   Sande

 

 

Ja.

 

Saksnr. 2007/1607

 

Kommunerevisjon

Tidleg   intervensjon skule-heim-fritid (VIT)

KL §28 1b Avtalebasert

Hareid, Herøy, Sande, Ulstein

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar). Ikkje beskreve i avtalen. Arkivplan for   Ulstein.

 

2. Depotløysing: Arkivplan for   Ulstein

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet: 1 års varsel om oppseiing

Samarbeidande organ

 

Vertskommune: Ulstein

Ja.

 

Saksnr: 2013/1323

 

 

Frå 01.01.2013. K-55/12,   23.10.2012

 

Formål å redusere rusbruk,   kriminalitet og risikoåtferd hos barn og unge. Frivillig nettverksbasert   endringstiltak under barnevernet

Vest   kontrollutvalssekretariat

KL § 27 styre

Hareid, Herøy, Ulstein, Sande, Vanylven, Volda, Ørsta og Selje og   Vågsøy i Sogn og Fjordane

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar):

Det står ikkje noko om   arkivdanning i avtalen

 

2. Depotløysing – ikkje beskrive   nokon plass

 

3. Lov om   interkommunaleselskap § 30

Selskapet er eige   rettssubjekt

Ligg i Vanylven.

Ja.

 

Saksnr. 2010/832

 

 

 

K-51/10. 22.09.2010

Det står ikkje noko om arkiv   i avtalen

 

Sekretariat for   kontrollutvala i eigarkommunane

VKUS sitt styre består av   leiarane i  kontrollutvala i eigarkommunane. Nestleiarane i dei   kommunale kontrollutvala er vara til styret.

 

Veterinærvakt

Avtalebasert

Ulstein, Hareid, Herøy, Sande

Beskriv:

1. Arkivdanning (struktur    og rutinar)

 

2. Depotløysing

 

3. Rutinar om nokon   trer ut av samarbeidet

Vertskommune: Ulstein

 

Saksnr: 2007/1004

 

K-33/08. 29.04.08

Oppstart 2008.

Innført etter nasjonal   reform med oppgåveansvar til kommunane.

Felles   veterinærvaktdistrikt, Ulstein administrerer

 

Laster...